É provavelmente a aplicação dominante da Internet: nos últimos 15 anos o e-mail passou de uma nova alternativa de comunicações aos faxes, às cartas ou aos memorandos para um instrumento essencial de negócios que revolucionou o local de trabalho. Actualmente, torna-se difícil imaginar como poderiam ser conduzidos negócios sem e-mail, mesmo quando a falha não dura mais de umas horas. Embora o e-mail tenha facilitado múltiplos processos empresariais, transformou-se também num monstro insaciável que devora tempo, computação e recursos de armazenamento. Apesar de toda a sua utilidade, da sua ubiquidade e da sua rivalidade com o poderoso telefone, que é o instrumento primário de comunicações para muitos, o e-mail é uma faca de dois gumes, porque muitas empresas e organizações governamentais se vêem em sérias dificuldades para lidar com o excesso de informação que provoca. A cada dia enfrentamos um fluxo de informação que aumenta implacavelmente e o crescimento dos e-mails não mitigados é um dos principais contribuintes. E, à medida que a nossa dependência no e-mail cresce, os velhos métodos de o gerir já deixaram de resultar.
As companhias podem ter linhas de orientação de melhores práticas para os empregados seguirem, para arquivar e gerir e-mail, mas é improvável que tais políticas resolvam o problema, uma vez que os utilizadores tomarão sempre decisões individuais que podem não estar alinhadas com as linhas de orientação de companhia. Os métodos antigos - arquivar em pastas de correio - é de eficácia limitada e está longe de ser perfeitamente seguro, porque os e-mails são muitas vezes eliminados, acidental ou deliberadamente. Não apenas isso, mas as exigências de cumprimento de determinações administrativas emergentes elevaram dramaticamente a fasquia. Em vez de soluções individuais, as companhias procuram agora uma abordagem abrangente aos seus problemas de e-mail. Em todo o mundo, a legislação exige que empresas melhorem e aperfeiçoem o modo como gerem a informação electrónica por razões de eventuais litígios. Hoje, espera-se que as companhias sejam capazes de executar pesquisas rápidas através de arquivos de e-mail que datam de há vários anos - literalmente, procurando uma agulha num palheiro. Não é uma defesa legalmente válida afirmar que os e-mails se perderam porque são guardados em pastas PST em unidades de disco rígido de computadores portáteis já descontinuados. Em resumo, o cumprimento de determinações administrativas está a tornar-se numa dor de cabeça cara e consumidora de tempo para as empresas.
Com um desafio tão intimidante, as empresas tem sido obrigadas a procurar novas soluções e actualmente existem ferramentas avançadas que cobrem não só o velho problema de lidar com volumes cada vez maiores de e-mails mas também asseguram um efectivo e seguro arquivamento e armazenamento dos mesmos.
Existem três módulos da infra-estrutura perfeita de e-mail. Na linha da frente, os sistemas de produção precisam de alta disponibilidade: os sistemas que possam lidar com uma falha de um servidor de Exchange para que os utilizadores não sofram qualquer interrupção na disponibilidade de e-mail. O segundo módulo de uma infra-estrutura de e-mail passa por ter instaladas funções de cópias de segurança/restauração de funções para assegurar que os e-mails não se perdem, por exemplo, quando um e-mail é eliminado por acidente ou por um vírus. A terceira parte da infra-estrutura perfeita de e-mail encontra-se no arquivamento. A passagem de e-mails de sistemas de produção para arquivos encurta o tempo das cópias de segurança diárias, cumprindo simultaneamente determinações administrativas. Uma vez que os utilizadores continuam a ter acesso aos e-mails mais antigos, esta solução elimina quotas de e-mail de marcos do correio do utilizador final, movendo o armazenamento por grosso para um arquivo, facilitando assim o processo de encontrar correspondência importante. Foi nesta terceira área que Fujitsu se concentrou, procurando novos modos de ajudar a organização, tendo concluído que, para muitas empresas, o arquivamento é a melhor solução para lidar com o crescimento do e-mail.
Outro objectivo-chave da iniciativa Efficient E-Mail da Fujitsu passa pela resolução do problema associado aos sistemas onde o e-mail é usado como local primário para guardar informação. Não só é um modo pouco eficiente de guardar dados mas está também associado à disponibilidade do sistema: se um servidor de e-mail estiver inactivado para manutenção, o mesmo se passa com o armazém de informação. Depois surgem ainda novos problemas potenciais com a segurança e o arquivamento de ficheiros de armazenamento de e-mail, tais como pastas PST do Microsoft Outlook, que muitas vezes são depositadas aleatoriamente em unidades de disco rígido locais das quais não podem ser feitas cópias de segurança.
Em resumo, as empresas podem perder negócio e o seu bem mais precioso, o valor da informação, devido a factores facilmente evitáveis como erro de utilizador ou falhas de discos locais. A própria perda ou o roubo de computadores portáteis que contêm informações valiosas, exclusivas, ou confidenciais fica também salvaguardada se a informação estiver armazenada centralmente e de forma segura.
Com um sistema de e-mail eficientemente instalado, as empresas e os utilizadores podem desfrutar de muitos benefícios de uma infra-estrutura de e-mail ideal: poupando tempo, recursos, eliminando problemas de disponibilidade e resolvendo questões de prescrições administrativas. E naturalmente uma solução de e-mail inteligente significa o fim do e-mail automático assinado pelo Administrador de Sistemas "a sua caixa de correio está cheia, não poderá enviar correio até ter reduzido o tamanho da sua caixa de correio".
